امروزه با توجه به بازخورد مثبتي كه از استفاده كاربردي اتوماسيون ها بدست آمده است، بسياري از دفاتر و مجموعه هاي كوچك و متوسط را به سمت توليد اتوماسيون هاي اداري جهت بهينه سازي فعاليت هاي اداري روزمره خود هدايت كرده است. اتوماسيون هاي اداري ويژه دفاتر گردشگري، موسسات آموزشي و مجموعه هاي مستقل خبرگزاري، نمونه هايي از اين گونه مجموعه هايي است كه از اتوماسيون اداري بهره مند شده اند.

به مجموعه نرم افزار ها و سخت افزار هايي اشاره دارد كه هدف آنها متمركز سازي، خودكار كردن، ساده سازي و در كل ايجاد يك روند از پيش تعيين شده سيستمي است كه كليه كاربران يك مجموعه از آن جهت انجام امور خود استفاده مي نمايند. با پيشرفت چشم گير فناوري در سال هاي اخير، اغلب اتوماسيون هاي اداري كاملا نرم افزاري شده اند و به تازگي به صورت اپليكيشن هاي موبايل نيز در اختيار كاركنان مجموعه ها قرار مي گيرد.

 

از ويژگي هاي يك اتوماسيون اداري مناسب، ذخيره اطلاعات عمومي و محرمانه يك سازمان به صورت متمركز است كه به انواع روش هاي به روز رمزگزاري داده در سرور هاي سازمان ثبت مي شوند و اعضا با توجه به سطوح دسترسي و پست هاي سازماني خود، اطلاعات را جستجو و دريافت مي نمايند.

استفاده به جا و بهينه از داده ها از نياز هاي اصولي هر مجموعه و كسب و كار فعالي است. امروزه ايجاد فرايند هايي كه داده را به اطلاعات مفيد ( Knowledge ) و قابل استفاده تبديل كند از ضرورت هاي اساسي سازمان ها است كه توسط اتوماسيون هاي اداري يكپارچه قابل انجام است.

از اهداف اصلي هر اتوماسيون اداري، مديريت ارتباطات و تبادل داده ها بين اعضاي سازمان است. اين انتقال اطلاعات بايستي در بستري ساده، سريع و دقيق باشد تا اطلاعات به بهترين نحو ممكن در بين اعضا تقسيم شود.

كاهش خطا از اساسي ترين نتايج مورد هدف هر سازماني در هنگام استفاده از اتوماسيون هاي اداري است و اين گونه سيستم ها در صورت نبود باگ هاي فني، مي توانند با دقت 100% اطلاعات صحيح را ذخيره و انتقال دهند.

اتوماسيون هاي اداري جامع با ساده سازي و خودكار كردن فرايند هاي روزمره، نقش اساسي در مديريت و صرفه جويي زمان دارند و همچنين كاهش استفاده كاغذ و حمل و نقل باعث كنترل هزينه هاي جاري مي شود.

اتوماسيون هاي اداري، همانطور كه اشاره شد نقش بسزايي در ايجاد روند هايي منظم و سازمان يافته دارند كه مي تواند بطور قابل ملاحظه اي در صرفه جويي هزينه ها، زمان و منابع به هر كسب و كاري كمك كند.